個人情報等の保護方針

2017年3月16日改定
一般社団法人日本たばこ協会

(一社)日本たばこ協会(以下、「当協会」という。)は、高度情報通信社会の進展に伴い、個人情報等を適正に取扱い、個人情報を適切に保護することが社会的責務であることを深く認識し、ここに個人情報等の保護方針を定め、これを実行することを宣言します。

「個人情報等」とは、「個人情報の保護に関する法律」に定める個人情報及び
「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に定める特定個人情報(個人番号をその内容に含む)をいいます。

Ⅰ.個人情報等の保護方針

  • 個人情報等に関する法令、規範、ガイドラインを遵守します。
  • 個人情報等の利用目的を特定し、その目的達成のために必要な限度において、個人情報等の適切な取得、利用及び提供を行います。
  • 当協会が保有する個人情報等への不正なアクセス、情報の漏えい、滅失又はき損の防止のために合理的な対策を講じます。
  • 当協会が保有する個人情報等について、厳格な管理を行います。
  • 当協会が保有する個人情報等に関し、規程及び体制を整備するととともに、必要に応じ、改善に努めます。

Ⅱ.個人情報等の取扱いに関する原則

1.個人情報等の取得と利用
  • (1)個人情報の取得と利用について
    • 個人情報のご提供をお願いする場合は、予めその利用目的を明示いたします。ご提供いただいた個人情報は、利用目的の範囲内で利用し、情報提供いただいたご本人の同意なく利用目的以外に利用いたしません。
  • (2)特定個人情報の取得と利用について
    • 個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、特定の個人又は他の個人番号関係事務実施者もしくは個人番号利用事務実施者に対して 個人番号の提供を求めます。
    • 特定の個人又はその代理人から個人番号の提供を受けるときは、利用目的を明示し、法令で定める方法により、本人確認を行います。
    • 法令で限定的に定める場合を除き、他人の個人番号を含む特定個人情報の収集(集める意思を持って自己の占有に置くこと) 及び保管はいたしません。
    • ご提供いただいた個人番号は、法令で限定的に定める個人番号関係事務に利用する目的の範囲内に限定して利用し、ご本人の同意如何に関わらず、 当該利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用いたしません。
    • 特定個人情報ファイルは、法令で定める事務を処理するために必要な範囲に限って作成します。
2.個人情報等の安全管理
  • (1)個人情報等の安全管理措置
    • 個人情報保護管理者を置き、ご提供いただいた個人情報等を厳重に保管し、管理(従業員及び委託先の監督を含む。)いたします。また第三者の不正なアクセスによる個人情報等の漏洩、流用及び改ざんを防止するため合理的な安全管理措置を講じます。
  • (2)個人情報等の委託の取扱い
    • 個人情報を取り扱う事務の全部又は一部を委託する場合、当該事務において取り扱う個人情報の安全管理措置が適切に講じられるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
    • 委託先が特定個人情報を取り扱う事務の全部又は一部の再委託を希望する場合、再委託先において、特定個人情報の管理のための必要かつ適切な安全管理措置が講じられると判断した場合に限り、再委託を許諾します。
3.個人情報等の第三者提供について
  • (1)個人情報の第三者への提供について

    次に掲げる場合を除き、原則として、ご提供いただいた個人情報を第三者に開示することはいたしません。

    • 情報提供いただいたご本人の同意がある場合
    • 取得・利用目的の達成に必要な範囲において、当協会と機密保持契約を締結している業務提携先に対して、個人情報処理を委託する場合
    • 情報提供いただいたご本人からご請求いただいた各種資料を発送する場合、情報提供いただいたご本人にサポート情報等各種情報を提供する場合等において関係する業務提携先に必要な情報を開示する場合
    • 法令等に基づき、提供に応じなければならない場合
  • (2)特定個人情報の第三者への提供について

    前項の規定にかかわらず、法令で限定的に定める場合を除き、いかなる場合も特定個人情報を第三者に開示することはいたしません。

4.個人情報等の削除・破棄等
  • (1)ご提供いただいた個人情報等の内容に関して、照会、訂正あるいは削除等についてのお申し出については、 お申し出いただいた方がご本人であることを確認のうえ、合理的な期間内に回答、訂正あるいは削除等をいたします。 また、個人情報等の取扱いに関して苦情が寄せられた場合には、適切かつ迅速な処理に努めます。
  • (2)法令で限定的に定める事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、 個人番号を速やかに廃棄又は削除いたします。
5.個人情報等に関するお問い合わせ先
当協会の個人情報等の取扱いに関するお問い合わせに関しましては、下記までご連絡ください。
(一社)日本たばこ協会 事務局 TEL:03-3434-3661
(受付時間:平日 9時~12時・13時~17時30分)